Kernbestand des Archivs ist die Überlieferung des Schriftgutes, das bei der Verwaltung des Gemeinwesens gebildet wurde und wird: Akten und Rechnungen.
Im Stadtarchiv Schwabmünchen sind das über 600 Regalmeter.
Seit deren Eingemeindung ist auch das Verwaltungsschriftgut der Orte Birkach, Klimmach, Mittelstetten und Schwabegg im Stadtarchiv Schwabmünchen zu finden.
Die Akten im Stadtarchiv Schwabmünchen teilen sich in zwei Bereiche:
Eine Gruppe umfasst das Schriftgut aus der Zeit bis 1803, als Schwabmünchen noch dem Hochstift Augsburg zugehörig war. Hier reicht die Überlieferung bis ins Jahr 1510 zurück.
Die andere Gruppe bildet das Aktengut aus der Zeit seit 1803.
Das Archivgesetz regelt die Abgabefristen, nach denen die Stadtverwaltung ihr Aktengut an das Archiv abgibt. Die Fristen unterscheiden sich beträchtlich, je nach Art des Schriftgutes. So wandert, dem Gesetz zufolge, eine Rechnung aus der Stadtkämmerei viel früher in das Archiv als etwa Akten über Adoptionsverfahren.
Kommt ein Vorgang aus der Verwaltung ins Archiv, bedeutet das nicht, dass er sofort zur Benutzung zur Verfügung steht. Hier gelten oftmals weitere Fristen, die der Datenschutz vorgibt.
Was so trocken als Akten- oder Verwaltungsschriftgut bezeichnet wird, ist letztlich der "offizielle" Teil der Stadtgeschichte. Und es ist, betrachtet man es näher, eigentlich pures Leben. Was sich zwischen den Aktendeckeln befindet, berichtet von Glück und Unglück Einzelner, von Katastrophen für die Menschen der Stadt und von willkommenen Ereignissen. Es kündet von Liebe und Hass, von Neid, Gewalt und Gier, von Großzügigkeit und Mut. Man erfährt von den Alltags- und Festtagsfreuden der Menschen, von ihren Krankheiten und ihrem Tod.
Denn auch der gehört zum Leben zwischen den Aktendeckeln im Gedächtnis der Stadt.
Auszug aus einem "Bürgerbegehren" zur Erhaltung der Gastwirtschaft Rosenau, 1881
