Das Stadtarchiv ist eine öffentliche Einrichtung. Sie ordnet, verwahrt, erschließt und ergänzt das Schriftgut der Stadtverwaltung und weitere Schrift-, Bild- oder Tondokumente, die für die Stadt aus rechtlichen oder wissenschaftlichen Gründen wichtig sind.
Das Stadtarchiv steht für dienstliche, wissenschaftliche, aber auch für begründete private Anfragen zur Verfügung.
Kurz: Ein kommunales Archiv dürfen alle Bürgerinnen und Bürger benutzen, die ein "berechtigtes Interesse" vorzuweisen haben.
Das ist gesetzlich so geregelt.
Klingt aber strenger, als es ist. Ein berechtigtes Interesse stellt bereits die Abfassung einer Hausarbeit für den Schulunterricht oder das Studium dar. Auch Familienforscher haben ein berechtigtes Interesse, das Archiv zu benutzen.
Möchten Sie das Archiv nutzen, melden Sie sich bitte zunächst schriftlich per Brief oder email, oder telefonisch an. Machen Sie bei der Anmeldung bitte Angaben zum Zweck Ihrer Anfrage bzw. zum Thema Ihrer Forschung. Je genauer Sie Ihre Frage formulieren, desto schneller und besser können wir Ihnen helfen.
Manchmal stellt sich schon während des ersten Kontaktes heraus, ob Sie im Stadtarchiv Schwabmünchen die gewünschten Informationen finden können oder nicht.
Haben Sie einen Termin vereinbart, bringen Sie bitte zur Erstbenutzung Ihren Personalausweis mit. Nur dann können wir Ihnen einen Benutzerantrag vorlegen, den Sie bitte ausfüllen. Hier machen Sie genauere Angaben zum Forschungsbereich bzw. zum Grund Ihrer Anfrage. Nach eingehender fachlicher Beratung und nachdem Sie im Archivinventar recherchiert haben – das ist das Verzeichnis, in dem die Bestände des Archivs genau aufgeführt sind, - füllen Sie pro gewünschtem Archivale einen Bestellzettel aus. Möglicherweise können Ihnen die Unterlagen noch am gleichen Tag vorgelegt werden. Rechnen Sie aber besser mit einem weiteren Termin im Stadtarchiv.
Liegen die bestellten Dokumente bereit, können Sie vor Ort darin recherchieren. 
Archivalien mit nach Hause zu nehmen, ist leider nicht möglich.
Es kann passieren, dass Ihnen das Gewünschte nicht ausgehändigt werden kann oder dass die Archivarin Ihnen Passagen nur vorliest, ohne Ihnen die Papiere auszuhändigen. Ob ein Archivale vorgelegt werden kann, hängt von Datenschutz und anderen rechtlichen Faktoren ab. Auch konservatorische Gründe oder die Tatsache, dass ein Bestand gerade in Bearbeitung ist, können gegen eine Benutzung sprechen.
Die Fälle, in denen es nicht zur Vorlage kommt, sind jedoch äußerst selten.
Die Benutzung des Stadtarchivs ist grundsätzlich kostenfrei. Fälle, in denen Kosten anfallen, sind in der Archivsatzung geregelt.
Weitere Informationen rund um die Archivbenutzung finden Sie in der Satzung des Stadtarchivs Schwabmünchen. Unten auf dieser Seite finden Sie die Satzung zum Download als PDF-Datei.
